Оценка эффективности внедрения программных продуктов для управления производством на примере ЦСУП

Вопрос оценки эффективности внедрения программных продуктов не новый, на эту тему уже много сказано и написано. Но все источники сходятся в том, что оценить эффект сложно, так как выделить прямую взаимосвязь между фактом внедрения программного обеспечения уровня ЦСУП (MES/ERP) и показателями предприятия трудно, а на финансовые показатели одновременно и разнонаправленно влияет огромное количество внешних и внутренних факторов. ЦСУП — это инструмент, которым нужно уметь пользоваться, поэтому эффект от внедрения зависит и от того, насколько грамотно менеджмент предприятия использует его.

Таблица 1. Основные статьи затрат производственного предприятия (пример распределения)

*Соотношение указанных статей затрат может отличаться для различных отраслей и типов производства, например, для приборостроения и металлообрабатывающих производств. Для приборостроения будет значительно выше удельный вес затрат на комплектующие.

Внедрение ЦСУП масштаба предприятия — это инвестиционный и дорогостоящий проект. И как любой инвестиционный проект оно должно быть ориентировано на улучшение финансового результата деятельности предприятия. Традиционный способ оценить эффективность инвестиции — рассчитать отношение достигнутого положительного финансового результата, полученного в период реализации инвестиционного проекта, к величине осуществлённых инвестиций, то есть:

Что касается затрат на приобретение и внедрение ЦСУП, то они понятны и их можно подсчитать или увидеть в коммерческом предложении. А вот с оценкой планируемого или достигнутого финансового результата традиционно есть сложности. Затраты на приобретение, внедрение и поддержку Цифровой Системы Управления Производством складываются из:

• стоимости программного обеспечения/лицензий;
• стоимости компьютерной техники и оборудования (если требуется);
• стоимости работ по адаптации и доработке ЦСУП (если требуется);
• стоимости затрат на техническую поддержку и сопровождение;
• ЗП сотрудников, задействованных во внедрении ЦСУП или стоимость услуг по внедрению.

А улучшить финансовый результат предприятия можно за счет увеличения объема выпуска и реализации продукции и/или за счет снижения затрат. Внедрение ЦСУП оказывает косвенное положительное влияние на объем реализации продукции за счет контроля и оптимизации себестоимости, повышения дисциплины и соблюдения сроков, персонализации ответственности и повышения уровня качества. Но наиболее существенное влияние использование ЦСУП оказывает на снижение и оптимизацию расходов на основные статьи затрат предприятия.

Каждое предприятие имеет индивидуальные особенности в своей структуре затрат, но в большинстве случаев именно эти статьи расходов составляют 60-80 % всех затрат предприятия.

ЦСУП — это инструмент, эффект от применения которого зависит от корректности и эффективности его использования, а также от стартового уровня технологической зрелости и эффективности выстроенных на предприятии бизнес-процессов на момент внедрения.

Поэтому для оценки экономического эффекта применяются возможные диапазоны влияния (снижения) на различные статьи затрат. Данные диапазоны экспертно определяются совместно с представителями предприятия или по результатам проведенного аудита.

Таблица 2 Возможный экономический эффект от внедрения ЦСУП и диапазоны влияния (оптимизации) на различные статьи затрат няются возможные диапазоны влияния (снижения) на различные статьи затрат. Данные диапазоны экспертно определяются совместно с представителями предприятия или по результатам проведенного аудита.

Такой подход позволяет с высокой степенью вероятности оценить максимально возможный экономический эффект в абсолютных цифрах и сравнить его с планируемыми затратами на внедрение ЦСУП.

Таблица 3 Пример расчета возможного экономического эффекта от внедрения ЦСУП на машиностроительном предприятии с количеством сотрудников 147 человек и объемом реализации 0,5 млрд руб. в год на основании показателей за предыдущий период (год)

*Для анализа были предоставлены данные бухгалтерского учета предприятия за предыдущий период, счета 20,21,23,25,26.

**Желтым цветом выделены статьи затрат, на которые внедрение ЦСУП оказывает положительное влияние.

***Красным цветом выделены статьи затрат с наибольшим удельным весом.

Вывод: в данном примере в результате внедрения ЦСУП можно ожидать экономический эффект за счет снижения основных статей затрат в диапазоне от 2 до 5 % по различным статьям, что составляет от 6 до 13 млн руб. в год.

Механизмы влияния ЦСУП на основные статьи затрат предприятия

Попробуем оценить возможную степень влияния использования ЦСУП на основные статьи затрат производственного предприятия. Для этого рассмотрим, каким образом ЦСУП может влиять на экономическую эффективность.

С одной стороны, ЦСУП — это мощнейший органайзер для упорядочивания бизнес-процессов производственного предприятия. Система должна позволять сопровождать производство от момента получения запроса от заказчика и стадии согласования договора до момента сдачи готовой продукции на склад и отгрузки заказчику. И также включать работу с конструкторской и технологической документацией, ведение складского учета и учета движения ТМЦ в производстве, управление закупочной деятельностью и обеспечением производства, а также оперативный контроль, диспетчирование и планирование производства. Таким образом, в ЦСУП формируется и циркулирует большой объем достоверных, оперативных данных. Использование ЦСУП как органайзера оказывает общий положительный эффект, облегчая работу ИТР и АУП предприятия, а также снижает количество ошибок персонала на всех стадиях производства, начиная от подготовки производства, и снижает связанные с этими ошибками потери.

С другой стороны, ЦСУП — это мощный инструмент для мониторинга, контроля и анализа информации о производстве, формирующейся и циркулирующей в системе, который обеспечивает абсолютную прозрачность ситуации для руководителя. Оперативная достоверная информация и различные аналитические срезы позволяют руководителям различных уровней заблаговременно видеть возникающие проблемы со сроками обеспечения и изготовления, реагировать на проблемы с качеством продукции, контролировать экономическую составляющую производства.

Встроенные инструменты ЦСУП должны не только сигнализировать, но и блокировать действия сотрудников предприятия, которые могут привести к увеличению затрат и превышению фактической себестоимости над плановой.

Наиболее эффективно ЦСУП позволяет контролировать расходы на приобретение сырья, материалов, комплектующих, полуфабрикатов, расходы на оплату труда производственного персонала и другие прямые затраты на выпуск продукции. Для обеспечения такого контроля необходимо наличие в ЦСУП соответствующих плановых и фактических данных. Определение плановых затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий и расчет плановой себестоимости осуществляется на этапе создания калькуляции. ЦСУП должна иметь инструмент для автоматического расчета себестоимости и создания калькуляции на изделие на основании спецификации с учетом вариативности для каждой позиции: собственное производство, кооперация, покупное изделие; на основании выбранного технологического процесса, оборудования и имеющейся в ЦСУП статистической информации о стоимости материалов, покупных и комплектующих изделий, трудоемкости и стоимости нормо-часа.

Влияние ЦСУП на основные статьи затрат:

• Контроль и оптимизация приобретения и использования материалов, комплектации, комплектующих, инструмента, а также услуг, приобретаемых по кооперации.
• Прозрачность расходов на оплату труда основных производственных рабочих.
• Анализ соответствия отработанного сотрудниками времени на повременной и сдельной оплате труда объему выполненных технологических операций в ЦСУП.
• Оперативный мониторинг и анализ загруженности персонала и отсутствия простоев.
• Формирование и оптимизация сменно-суточных заданий и оперативное планирование.
• Контроль целесообразности запуска и стоимости внутренних заказов, не связанных напрямую с реализацией готовой продукции.
• Контроль незавершенного производства.
• Снижение потерь от брака.
• Повышение эффективности использования оборудования.
• Контроль плановой и фактической себестоимости.

Применение ЦСУП должно позволять аккумулировать информацию, анализировать ее на предмет отклонений от плановых показателей, контролировать действия персонала и сигнализировать о наличии проблем. Это дает возможность принимать своевременные управленческие решения на основании оперативной достоверной информации. Степень использования результатов работы ЦСУП менеджментом предприятия во многом определяет эффект от ее внедрения. Если руководитель предприятия, ответственный за финансовый результат, регулярно, ежедневно использует в своей работе данные ЦСУП, то можно с уверенностью ожидать максимального эффекта от ее внедрения.